Stefan/Fuchs_Intranet
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Fuchs_Intranet/Fuchs/Docs/USER_GUIDE.md
T
Stefan c741535aec
Playwright Tests / test (push) Canceled after 0s
Details
feat: Implement mfr truncation fix and enhance invoice handling 
- Added a new SQL script to address the "String or binary data would be truncated" error in mfr sync by widening the Note fields in service objects and companies to NVARCHAR(MAX).
- Updated the table types and associated stored procedures to accommodate the changes, ensuring compatibility with existing data.
- Queued a re-sync for previously rejected rows due to truncation issues.
- Created application logins for fuchs_fds and fuchs_web with placeholder passwords for initial setup.
- Introduced functions for invoice backdating and invoice date retrieval to streamline invoice processing.
- Developed a password generation function with customizable parameters for length and character types.
- Added a random number generation function to support password creation.
2026-09-30 16:56:08 +02:00

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Fuchs Intranet — Benutzerhandbuch

Praxisleitfaden für Mitarbeiter:innen der Firma Sebastian Fuchs Bad und Heizung. Beschreibt die täglichen Abläufe im Intranet. Technische Details siehe ARCHITECTURE.md.

1. Anmeldung & Konto

Anmelden

  1. Intranet im Browser öffnen.
  2. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben → Anmelden.
  3. Die Sitzung bleibt 8 Stunden aktiv (gleitend).

Passwort vergessen

  1. „Passwort vergessen" wählen, Nachname und E-Mail eingeben.
  2. Es wird ein Bestätigungscode per SMS an die hinterlegte Mobilnummer gesendet.
  3. Code eingeben → das Passwort wird per E-Mail zugesandt. (Aus Sicherheitsgründen erfolgt keine Rückmeldung, ob die Adresse existiert.)

Passwort ändern

  1. Konto → Passwort ändern.
  2. Bestätigungscode per SMS anfordern und eingeben.
  3. Altes Passwort + neues Passwort (mind. 6 Zeichen) zweimal eingeben. Das alte Passwort und die Code-Bestätigung werden geprüft.

2. Dashboard (Widgets)

  • Nach der Anmeldung erscheinen die persönlichen Widgets (Kennzahlen, Tabellen, Hinweise).
  • Widgets werden aus der Datenbank gespeist; welche angezeigt werden, hängt an Ihrem Benutzerkonto.

3. Serviceaufträge (Requests)

Serviceaufträge kommen aus dem MFR-ERP-System und werden regelmäßig automatisch synchronisiert.

Typische Schritte:

  1. Liste öffnen (nach Datum oder Suche).
  2. Auftrag öffnen → Details, Positionen und ggf. bereits vorhandene Rechnungen ansehen.
  3. Rechnung vorbereiten (iget/sprep): Positionen werden in eine Rechnung übernommen und als Vorschau (PDF) angezeigt.
  4. Bei Bedarf einzelne Aufträge aus-/einblenden.

4. Rechnungen (Invoices)

Erstellen / Bearbeiten

  1. Aus einem Serviceauftrag eine Rechnung vorbereiten → Vorschau prüfen.
  2. Speichern (Entwurf) oder weiter bearbeiten. Entwürfe tragen ein Wasserzeichen.
  3. Rechnung erstellen in der Vorschau vergibt Rechnungsnummer und Rechnungsdatum (= Tag der Erstellung).
    • Rechnungsdatum Vormonat (nur Admins): Solange im neuen Monat noch keine Rechnung erstellt wurde, erscheint in der Vorschau das Häkchen „Rechnungsdatum auf den letzten Werktag des Vormonats setzen (TT.MM.JJJJ)“. Gesetzt, erhält die Rechnung dieses Datum; Rechnungsnummer und Fälligkeit richten sich danach. Werktage sind Mo–Fr (Feiertage werden nicht berücksichtigt).

Sets (Positionen zusammenfassen)

  • Ein Set aus mfr fasst die darauf folgenden Positionen zusammen; mit „Auf Setpreis umstellen“ (Waage-Symbol an der Set-Zeile) erhält das Set die Summe seiner Positionen als Preis, die Positionen selbst werden ohne Preis gedruckt (nicht rückgängig zu machen).
  • „Set-Struktur bearbeiten“ (Menü) zeigt alle Positionen je Auftrag. Positionen per Drag & Drop auf ein Set ziehen, um sie zuzuordnen; auf die Auftragszeile oder den Bereich „oberste Ebene“ ziehen, um sie aus dem Set zu lösen. Reihenfolge: Zeile an den oberen bzw. unteren Rand einer anderen Zeile ziehen (davor/danach) oder ▲ / ▼ nutzen. Mit ◀ / ▶ eine Ebene höher/tiefer. Sets lassen sich über das Dreieck zuklappen und auch zugeklappt verschieben. Sets können Sets enthalten; ein verschobenes Set nimmt seine Positionen mit. Über die Leiste „Neu“ lassen sich neue Set- oder Text-Zeilen anlegen (auch innerhalb eines Sets).
  • Jede Änderung wird sofort übernommen und im Editor sowie in der Vorschau abgebildet (eingerückt je Ebene); die Rechnungssumme ändert sich dadurch nicht.

Finalisieren & Versenden

  1. Bestätigen/Finalisieren: Die Rechnung erhält eine Rechnungsnummer, das PDF wird erzeugt und gespeichert.
  2. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird die Rechnung automatisch als PDF-Anhang per E-Mail versendet.
  3. Erneut senden ist jederzeit möglich.

Hinweis Versand: Der E-Mail-/SMS-Versand läuft über die ProcessWeb-Mailer-API und ist über Fuchs:Mailer:Enabled geschaltet. Ist er deaktiviert, wird der Versand nur protokolliert (kein echter Versand).

Weitere Aktionen

  • Bezahlt / Unbezahlt markieren.
  • Storno oder Gutschrift erzeugen (einfach, als Kopie oder als Gutschrift).
  • Zahlungen und Positionen zu einer Rechnung einsehen.
  • Rechnungs-PDF anzeigen/herunterladen (gespeichertes Dokument oder neu erzeugt).

Was steht auf der Rechnung

Das PDF enthält Positionen, Netto/MwSt./Brutto, den GiroCode (QR zur Überweisung) sowie die gesetzlich relevanten Hinweise (u. a. §13b bzw. §35a-Lohnkostenhinweis, §14-Aufbewahrung, §48-Freistellungsbescheinigung, Steuernummer/USt-ID).

5. Zahlungserinnerungen (Reminders)

  1. Zu einer offenen Rechnung eine Erinnerung vorbereiten (Typ/Stufe wählen) → Vorschau.
  2. Finalisieren: PDF wird erzeugt; bei hinterlegter E-Mail erfolgt der Versand (Erinnerungs-PDF, ggf. inkl. Rechnungskopie, als Anhang).
  3. Erneut senden und Erinnerungen nachschlagen sind möglich.

6. Banking (Kontoumsätze)

Umsätze importieren

  1. Banking → Kontobericht hochladen.
  2. Datei(en) wählen. Es werden beide Formate akzeptiert:
    • MT940 (SWIFT-Text: .sta, .mt940, .txt)
    • CAMT (ISO 20022 XML: .xml, .camt — camt.052/053/054)
  3. Das System erkennt das Format automatisch, liest die Buchungen ein und führt sie in die Kontoumsätze über.

Umsätze zuordnen

  • Fragliche Überweisungen anzeigen und prüfen.
  • Eine Transaktion einer Rechnung zuordnen (ati) oder als erledigt markieren (smd).
  • Per Rechnungsnummer nach passenden Rechnungen suchen (vfi).

7. DATEV-Export

  • DATEV-Übersicht für einen Stichtag/Zeitraum anzeigen (Dateien, Rechnungen).
  • DATEV-ZIP herunterladen — optional inkl. der Beleg-PDFs.

8. Berichte (Reports)

  1. Katalog öffnen — Liste aller verfügbaren Berichte mit Parametern.
  2. Bericht auswählen, Parameter setzen, ausführen:
    • als HTML-Seite (mit optionaler automatischer Aktualisierung),
    • als HTML-Inhalt (eingebettet),
    • oder als Diagramm (PNG).

9. MFR-Synchronisation (Hintergrund)

  • Stammdaten (Firmen, Kontakte, Serviceaufträge, Rechnungen, Belege …) werden vom Fuchs_DataService regelmäßig aus dem MFR-ERP abgeglichen.
  • Administrator:innen können eine Aktualisierung anstoßen (mfr_update) bzw. die Verknüpfung einzelner Datensätze zurücksetzen.

10. Hilfe & Support

  • Bei Versandproblemen: prüfen, ob der Mailer aktiviert ist und ob eine gültige E-Mail-/Mobilnummer hinterlegt ist.
  • Technische Fehler werden protokolliert (Logging/OpenTelemetry); bitte mit Uhrzeit und betroffener Aktion an die IT melden: info@processweb.de.
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