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Fuchs_Intranet/Fuchs/Docs/USER_GUIDE.md
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Stefan 1376779224 Docs: update ARCHITECTURE + copilot instructions, add CLAUDE.md + USER_GUIDE 
- ARCHITECTURE.md: reflect the implemented DI service layer, CAMTParser,
  OpenTelemetry/observability, the ported report engine, and CAMT+MT940
  banking; mark the resolved observations.
- copilot-instructions.md: add Services/DI, dual-format banking, observability
  and testing sections; add an Instruction-Sync banner.
- CLAUDE.md (new): Claude Code project instructions mirroring the shared rules,
  plus build/test workflow notes. Both files state they must stay in sync.
- USER_GUIDE.md (new, Fuchs/Docs): end-user process guide (login, invoices,
  reminders, requests, banking incl. MT940/CAMT upload, DATEV, reports).

Co-Authored-By: Claude Opus 4.8 <noreply@anthropic.com>
2026-06-05 14:45:39 +02:00

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Fuchs Intranet — Benutzerhandbuch

Praxisleitfaden für Mitarbeiter:innen der Firma Sebastian Fuchs Bad und Heizung. Beschreibt die täglichen Abläufe im Intranet. Technische Details siehe ARCHITECTURE.md.

1. Anmeldung & Konto

Anmelden

  1. Intranet im Browser öffnen.
  2. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben → Anmelden.
  3. Die Sitzung bleibt 8 Stunden aktiv (gleitend).

Passwort vergessen

  1. „Passwort vergessen" wählen, Nachname und E-Mail eingeben.
  2. Es wird ein Bestätigungscode per SMS an die hinterlegte Mobilnummer gesendet.
  3. Code eingeben → das Passwort wird per E-Mail zugesandt. (Aus Sicherheitsgründen erfolgt keine Rückmeldung, ob die Adresse existiert.)

Passwort ändern

  1. Konto → Passwort ändern.
  2. Bestätigungscode per SMS anfordern und eingeben.
  3. Altes Passwort + neues Passwort (mind. 6 Zeichen) zweimal eingeben. Das alte Passwort und die Code-Bestätigung werden geprüft.

2. Dashboard (Widgets)

  • Nach der Anmeldung erscheinen die persönlichen Widgets (Kennzahlen, Tabellen, Hinweise).
  • Widgets werden aus der Datenbank gespeist; welche angezeigt werden, hängt an Ihrem Benutzerkonto.

3. Serviceaufträge (Requests)

Serviceaufträge kommen aus dem MFR-ERP-System und werden regelmäßig automatisch synchronisiert.

Typische Schritte:

  1. Liste öffnen (nach Datum oder Suche).
  2. Auftrag öffnen → Details, Positionen und ggf. bereits vorhandene Rechnungen ansehen.
  3. Rechnung vorbereiten (iget/sprep): Positionen werden in eine Rechnung übernommen und als Vorschau (PDF) angezeigt.
  4. Bei Bedarf einzelne Aufträge aus-/einblenden.

4. Rechnungen (Invoices)

Erstellen / Bearbeiten

  1. Aus einem Serviceauftrag eine Rechnung vorbereiten → Vorschau prüfen.
  2. Speichern (Entwurf) oder weiter bearbeiten. Entwürfe tragen ein Wasserzeichen.

Finalisieren & Versenden

  1. Bestätigen/Finalisieren: Die Rechnung erhält eine Rechnungsnummer, das PDF wird erzeugt und gespeichert.
  2. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird die Rechnung automatisch als PDF-Anhang per E-Mail versendet.
  3. Erneut senden ist jederzeit möglich.

Hinweis Versand: Der E-Mail-/SMS-Versand läuft über die ProcessWeb-Mailer-API und ist über Fuchs:Mailer:Enabled geschaltet. Ist er deaktiviert, wird der Versand nur protokolliert (kein echter Versand).

Weitere Aktionen

  • Bezahlt / Unbezahlt markieren.
  • Storno oder Gutschrift erzeugen (einfach, als Kopie oder als Gutschrift).
  • Zahlungen und Positionen zu einer Rechnung einsehen.
  • Rechnungs-PDF anzeigen/herunterladen (gespeichertes Dokument oder neu erzeugt).

Was steht auf der Rechnung

Das PDF enthält Positionen, Netto/MwSt./Brutto, den GiroCode (QR zur Überweisung) sowie die gesetzlich relevanten Hinweise (u. a. §13b bzw. §35a-Lohnkostenhinweis, §14-Aufbewahrung, §48-Freistellungsbescheinigung, Steuernummer/USt-ID).

5. Zahlungserinnerungen (Reminders)

  1. Zu einer offenen Rechnung eine Erinnerung vorbereiten (Typ/Stufe wählen) → Vorschau.
  2. Finalisieren: PDF wird erzeugt; bei hinterlegter E-Mail erfolgt der Versand (Erinnerungs-PDF, ggf. inkl. Rechnungskopie, als Anhang).
  3. Erneut senden und Erinnerungen nachschlagen sind möglich.

6. Banking (Kontoumsätze)

Umsätze importieren

  1. Banking → Kontobericht hochladen.
  2. Datei(en) wählen. Es werden beide Formate akzeptiert:
    • MT940 (SWIFT-Text: .sta, .mt940, .txt)
    • CAMT (ISO 20022 XML: .xml, .camt — camt.052/053/054)
  3. Das System erkennt das Format automatisch, liest die Buchungen ein und führt sie in die Kontoumsätze über.

Umsätze zuordnen

  • Fragliche Überweisungen anzeigen und prüfen.
  • Eine Transaktion einer Rechnung zuordnen (ati) oder als erledigt markieren (smd).
  • Per Rechnungsnummer nach passenden Rechnungen suchen (vfi).

7. DATEV-Export

  • DATEV-Übersicht für einen Stichtag/Zeitraum anzeigen (Dateien, Rechnungen).
  • DATEV-ZIP herunterladen — optional inkl. der Beleg-PDFs.

8. Berichte (Reports)

  1. Katalog öffnen — Liste aller verfügbaren Berichte mit Parametern.
  2. Bericht auswählen, Parameter setzen, ausführen:
    • als HTML-Seite (mit optionaler automatischer Aktualisierung),
    • als HTML-Inhalt (eingebettet),
    • oder als Diagramm (PNG).

9. MFR-Synchronisation (Hintergrund)

  • Stammdaten (Firmen, Kontakte, Serviceaufträge, Rechnungen, Belege …) werden vom Fuchs_DataService regelmäßig aus dem MFR-ERP abgeglichen.
  • Administrator:innen können eine Aktualisierung anstoßen (mfr_update) bzw. die Verknüpfung einzelner Datensätze zurücksetzen.

10. Hilfe & Support

  • Bei Versandproblemen: prüfen, ob der Mailer aktiviert ist und ob eine gültige E-Mail-/Mobilnummer hinterlegt ist.
  • Technische Fehler werden protokolliert (Logging/OpenTelemetry); bitte mit Uhrzeit und betroffener Aktion an die IT melden: info@processweb.de.
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